Бизнес-анализ – ключ к оптимизации деятельности

Оптимизация деятельности является задачей руководства любой компании. Начинать оптимизировать деятельность предприятия необходимо с анализа его бизнес-процессов. Об особенностях бизнес-анализа российских предприятий корреспонденту ИА «Клерк.Ру» Дмитрию Михаленко рассказал Андрей Коптелов, директор департамента ИТ-консалтинга компания «IDS Scheer Россия и страны СНГ».

Андрей, какие слабые места в бизнес-процессах российских предприятий наиболее часто выявляются в ходе анализа?

Одним из слабых мест в управлении процессами российских предприятий являются процессы развития. Практика показывает, что они в большинстве компаний имеют недостаточный уровень зрелости и требуют совершенствования с точки зрения их регламентации. Помимо этого, для большинства процессов многих компаний, является проблемой отсутствие владельца бизнес-процесса и, следовательно, несогласованность процесса, проходящего через несколько функциональных подразделений.
Отсутствие единой точки ответственности за процесс является фактором, который не дает компании перейти от описания и автоматизации к контроллингу и совершенствованию бизнес-процессов. Многие компании в настоящее время занимаются описанием процессов, но не уделяют достаточного внимания вопросам внедрения процессного подхода и совершенствования системы управления компанией с его применением. Если говорить об отраслях, где наиболее востребовано управления процессами, то это финансовая, энергетическая, телекоммуникационная и некоторые другие отрасли.

Охарактеризуйте применения в России основных методов по оптимизации бизнес-процессов отечественных предприятий.

Уровень зрелости процессов большинства российских компаний требует применения таких методов совершенствования процессов как регламентация или автоматизация. Для того, что бы перейти к совершенствованию процессов по целевым параметрам (стоимости, времени, качеству и т.д.), необходимо достигнуть третьего уровня зрелости процесса, который характеризуется регламентацией и повторяемостью процесса в соответствии с регламентом. Причем в большинстве российских компаний это первый этап совершенствования, без которого другие методы совершенствования будут бесполезны.
Для тех компаний, которые прошли фазу закрепления и регламентации алгоритмов выполнения бизнес-процессов, применяются методы временного (имитационного) и стоимостного анализа, направленные на уменьшение среднего времени выполнения и стоимости процесса. При этом, наиболее эффективными являются методы совершенствования основанные на анализе статистической информации, собираемой по результатам выполненных экземпляров процессов. Но для получения требуемой статистической информации требуется высокий уровень автоматизации бизнес-процессов и использование аналитических инструментов для анализа получаемой статистики по процессу.
Помимо этого, в настоящее время, многие российские компании совершенствуют процессы с точки зрения минимизации операционных рисков направленных на достоверность создаваемой финансовой отчетности (закон Сарбейнеса-Оксли, 302,404).

Какой инструментарий по управлению бизнес-процессами сейчас наиболее востребован и популярен?

Использование инструментов для описания процессов становится стандартной практикой для крупных предприятий. Текстовые редакторы и электронные таблицы, как средства описания процессов, уходят в прошлое. Во многих российских компаниях описание централизуется и стандартизуется с использованием лучших средств описания и анализа бизнес-процессов. Если говорить о развитии инструментария, то основной тенденцией с точки зрения развития становится усиление средств автоматического формирования регламентов на основании графических моделей и стандартизация форматов передачи данных в Workflow и ERP системы для дальнейшей автоматизации процессов (стандарт Business Process Executive Languages (BPEL)). Появление множества средств автоматизации бизнес-процессов на российском рынке пока еще не вызвало волны их автоматизации, однако, можно отметить, что в течении трех лет уровень автоматизации процессов будет уверенно увеличиваться.

Какую роль в этом процессе играют информационные технологии? Какие технологии сегодня являются передовыми с точки зрения управления бизнес-процессами?

Эффективное управление бизнес-процессами невозможно без применения средств их автоматизации. Одним из способов «закрепления» процесса в организации является его регламентация (административный регламент), но регламентация требует построения механизмов контроля соблюдения регламентов, что не всегда эффективно. Наиболее разумно «закрепить» процесс в информационной системе и переложить функцию контроля правильности выполнения процессов в область ИТ-решения (электронный административный регламент).
С точки зрения информационных технологий существует группа решений для автоматизации процессов, которые называются workflow или Business Process Management системами. Системы данной группы оперируют понятием процесс и позволяют автоматизировать сквозную цепочку процесса, проходящего через множество подразделений. Таким образом, у владельца процесса появляется инструмент управления бизнес-процессом, который не только автоматизирует и регламентирует процесс, но и позволяет проводить сбор и анализ всех необходимых показателей процесса.
В настоящее время, помимо специализированных систем управления бизнес-процессами (Ultimus, Staffware и др.), функционал Workflow появляется в таких системах как Documentum, SAP Net Weaver, Oracle Applications и др. Хочется отметить, что без масштабного использования информационных технологий внедрение процессного управления будет затруднительно.