В настоящее время особое внимание уделяется вопросам использования информационных технологий в бизнесе с точки зрения приобретения конкурентных преимуществ и реализации бизнес-стратегий предприятий. Но пока однозначных ответов на данные вопросы нет, поскольку специфика предприятий и сложность поставленных перед информационными технологиями задач не позволяет добиться единственно правильного ответа. Но нельзя отрицать, что на первом месте находятся задачи, связанные с обеспечением эффективного достижения целей бизнеса и решением управленческих задач в рамках предприятия.
Управление - это процесс формирования целенаправленного поведения предприятия посредством информационных воздействий, вырабатываемых человеком или группой людей. Основным элементом системы управления является лицо, принимающее решение, - индивидуум или группа индивидуумов, имеющих право принимать окончательное решение по выбору одного или нескольких управляющих воздействий. Управляющие воздействия должны формироваться на основе информации о состоянии предприятия и окружающей среды, и чем крупнее предприятие, тем дороже обходится неэффективное управление.
В настоящее время создание конкурентных преимуществ, развитие бизнеса требуют от руководства предприятия принятия огромного числа решений, для чего сопоставляется и оценивается большой объем информации, полнота и достоверность которой зачастую оставляют желать лучшего. Из-за отсутствия точной информации большинство решений принимается на основании интуиции руководителей, и исправить ситуацию может внедрение современной корпоративной информационной системы (КИС), которая будет содержать информацию, необходимую для принятия решений. Исходя из текущей ситуации можно утверждать, что управление современным предприятием невозможно без информационной системы управления, оперативно обеспечивающей менеджеров всей необходимой для принятия решений информацией.
Если использовать системный подход при анализе предприятия, то в первую очередь его цели должны быть основой для определения требований к бизнес-процессам, что позволяет разрабатывать процессы в соответствии с требованиями бизнес-стратегии. После детального описания бизнес-процессов можно определить набор требований к информационным системам, а также ввести понятие архитектуры предприятия, которая может быть определена как его формализованное представление в качестве хозяйственного субъекта, имеющего цели, внешние и внутренние ресурсы, сложившиеся бизнес-процессы. Архитектура предприятия предполагает следующую взаимосвязь ее элементов:
миссия, стратегия и бизнес-цели определяют направления развития предприятия, а также долгосрочные цели и задачи;
бизнес-архитектура на основании миссии, стратегии и бизнес-целей обусловливает необходимые организационную структуру, структуру каналов продаж/поставок, процессную модель предприятия;
системная архитектура определяет совокупность программных, технологических и технических решений для обеспечения информационной поддержки работы предприятия в соответствии с его бизнес-архитектурой.
В виде графической схемы взаимосвязь элементов архитектуры представлена на рисунке.
Для достижения целей бизнеса при построении ИТ-решения необходимо, чтобы бизнес-архитектура была построена в соответствии со стратегий предприятия. Это может быть достигнуто путем совершенствования системы управления предприятием, в том числе синхронизации его целей и бизнес-процессов. На цепочке "цели - процессы - информационная система" основная задача -обеспечить передачу требований, возникающих на стыке уровней.
Цели и процессы связываются в результате построения системы сбалансированных показателей (Balanced Score-card - BSC), в рамках которой "оцифровывается" бизнес-стратегия и определяется требуемая архитектура процессов. Затем процессы ранжируются на основании их приоритетности относительно бизнес-целей, что определяет границы проекта автоматизации и его этапы. Но чтобы получить описанный результат, цели бизнеса должны быть определены и формализованы.
Если основные процессы деятельности формализованы, то можно получить ответы на следующие вопросы, возникающие на стыке системной архитектуры и бизнес-архитектуры:
кто выполняет ту или иную бизнес-функцию, когда выполняет и почему;
какова входящая и исходящая информация для бизнес-функции;
какие информационные системы поддерживают выполнение бизнес-функции;
в каких процессах и какими подразделениями используется информационная система.
Ответы на данные вопросы можно получить при описании бизнес-процессов с использованием специализированных средств для проектирования архитектуры компании и совершенствования бизнес-процессов.
Выбор информационной системы
После принятия решения об автоматизации бизнес-процессов необходимо ответить на следующие вопросы:
каким образом выбрать систему в зависимости от целей и процессов бизнеса и текущего состояния автоматизации;
как расставить приоритеты автоматизации для бизнес-процессов;
будет ли эффект от внедрения системы превышать затраты на ее приобретение.
Известно, что число неудачных внедрений корпоративных информационных систем (КИС) достигает достаточно большого процента от их общего числа. Часто основной причиной неудачи проекта по внедрению является неправильный выбор как самой информационной системы управления предприятием, так и ее поставщика. В настоящее время на российском рынке представлено множество различных КИС для предприятий. Все системы различаются по цене и функциональным возможностям. Кроме того, некоторые наиболее популярные системы имеют нескольких поставщиков, внедренческие команды которых могут существенно различаться по своим профессиональным качествам. Все это может привести к ошибкам при выборе системы и ее поставщика и отсутствию необходимого эффекта от автоматизации.
Если говорить об ошибках, возникающих при внедрении КИС, то на первом месте находится отсутствие понимания целей и процессов бизнеса. Нередко предприятие приступает к выбору и внедрению системы, не имея четкого представления о желаемом результате автоматизации. В итоге выбирается КИС, не способная поддержать стратегию развития предприятия, результатом чего является существенное превышение бюджета, сроков и отсутствие значительного эффекта от использования информационных технологий. При этом эффективность подобной информационной системы может быть отрицательной, поэтому при ее выборе необходим подробный анализ стратегии предприятия и бизнес-процессов, и именно он должен являться отправной Точкой для принятия решения.
Естественно, что любое внедрение КИС руководитель предприятия рассматривает как инвестиционный проект. Главный вопрос, который его интересует, - сколько это стоит и что это даст. Следовательно, наряду с эффектом от внедрения важна и его стоимость. Необходимо определить, соответствует ли цена, уплачиваемая за автоматизацию, тому эффекту, который будет достигнут.
Таким образом, чтобы повысить вероятность успешного внедрения, следует основательно подходить к выбору информационной системы и ее поставщика. Этот процесс требует глубокого понимания и формализации целей бизнеса, бизнес-процессов, требований к системе и к поставщику. Для квалифицированного выбора КИС необходимо обладать высокой технической компетенцией, знанием стандартов и классов систем, а также рынка информационных технологий.
Обязательное требование к информационной системе - поддержка стратегии развития предприятия, иначе она будет препятствием для его эффективного развития. Анализ стратегии дает систему целей предприятия, из которых выделяются цели внедрения системы. Как правило, эти цели могут формализоваться в виде концепции КИС. Желательно, чтобы на этапе выбора концепция была уже разработана, поскольку в ней содержатся требования к информационной системе, имеющие наибольшее значение. В случае отсутствия концепции цели внедрения КИС должны определяться экспертным путем, с помощью проведения семинара с руководителями предприятия на этапе ее выбора. Важно понимать, что при использовании КИС не автоматизируются отдельные локальные задачи подразделений, а образуется единая информационная инфраструктура предприятия, которая включает абсолютно все: создание коммуникационных каналов, единой методологии учета, единого программного обеспечения и единой базы знаний, позволяющей получать актуальную и объективную информацию для принятия управленческих решений.
Исходя из стратегических установок необходимо формировать первичные требования к информационной системе, которые в дальнейшем дополняются по результатам анализа бизнес-процессов и существующей инфраструктуры информационных технологий. Формализация и осознание целей использования КИС, взаимосвязанных с целями бизнеса, являются первым шагом на пути ее успешного внедрения и востребованности.
После определения требований к информационной системе, обусловленных стратегией развития предприятия, которые будут носить достаточно высокоуровневый характер, следует провести определение требований, связанных с бизнес-процессами, учитывающих как его настоящую, так и перспективную деятельность. Для этого нужно формализовать бизнес-процессы (чаще всего описываются бизнес-процессы верхнего уровня) для общего понимания специфики предприятия и выбора процессов для первоочередной автоматизации. Кроме того, необходимо определить веса, т.е. степень значимости, требований.
Зачастую предприятия при выборе системы и подготовке к внедрению сталкиваются с тем, что они не могут определить очередность автоматизации различных процессов. Сотрудники бухгалтерии заявляют, что без автоматизации их работы предприятие "остановится", государство "задушит" штрафами. Руководитель отдела кадров считает, что, поскольку кадры "решают все", именно его подразделение необходимо автоматизировать в первую очередь. В этот спор вмешиваются службы маркетинга, сбыта, снабжения и т.д. В результате часто основные требования к автоматизации формулируются исходя из процессов "Управление персоналом" и "Бухгалтерский учет", а это значит, что КИС будет выбрана для решения задач данных процессов, хотя они являются вспомогательными на предприятии. Если в первую очередь автоматизируются "второстепенные" работы, которые не способствуют окупаемости инвестиций, но при этом требуют отвлечения финансовых и человеческих ресурсов, то нередко, оценивая эффект от подобной "автоматизации", руководитель заявляет о ее полной бессмысленности. Кроме того, такой подход делает дальнейшую автоматизацию основных процессов предприятия ("производство", "снабжение", "сбыт" и т.д.) с помощью выбранной КИС невозможной, что, как правило, приводит к ее замене. Все это свидетельствует о необходимости выявления критичных бизнес-процессов, т.е. процессов, в которых сосредоточены (или в соответствии с тенденциями развития внешней и внутренней среды будут сосредоточены в будущем) основные конкурентные преимущества предприятия.
Если конкурентным преимуществом предприятия является привлечение и удержание клиентов, то наиболее критичными становятся процессы сбыта, маркетинга и рекламы. Если же конкурентное преимущество - контроль за эффективностью использования финансовых ресурсов, то на первый план выходят процессы финансового управления. В ходе анализа критичных бизнес-процессов может быть установлено, что их информатизация достаточна для осуществления нормальной деятельности предприятия (информационная система, поддерживающая данные процессы, удовлетворяет текущим и перспективным требованиям), а основной задачей является, например, управление рекламными мероприятиями или маркетинговыми исследованиями. В этом случае более эффективны использование специализированных программных продуктов, обеспечивающих решение подобных частных задач, и их интеграция в существующую КИС.
При выборе информационной системы предприятия, как правило, ориентируются только на внешние признаки в общении с разработчиками - презентация, количество инсталляций, известность фирмы и, конечно, стоимость. При этом не уделяется должного внимания вопросам, связанным с функциональностью и технической реализацией и, как следствие, ограничениями в дальнейшей работе: отсутствие кросс-платформенности, способы и методы синхронизации данных, масштабируемость, возможность удаленной работы пользователей и др. Однако, выбирая информационную систему без учета ее технических и функциональных параметров, можно совершить ошибку, которую в дальнейшем исправить без потерь будет невозможно. Сам процесс выбора КИС является достаточно сложным и специфическим, а поэтому требует специальных знаний и значительного опыта работы в области бизнес-технологий. Кроме того, обращение заказчика непосредственно к одному конкретному поставщику повлечет за собой проект по внедрению только той системы, которой обладает данный поставщик, независимо от того, насколько она подходит ему по функциональности, рискам, стоимости и срокам внедрения.
(Окончание следует)
